Mail-to-Fax: Wie verschicke ich ein Fax per E-Mail?

4.1 Was bedeutet Mail-to-Fax?

Grundsätzlich werden mit Mail-to-Fax (oder Mail2Fax) Dienste benannt, mit deren Hilfe Faxe per E-Mail versendet werden können. Bei der Deutschen Telefon Standard kann Mail-to-Fax als Teil des kostenpflichtigen Zusatzdienstes "E-Fax" mit der SIP Tk-Anlage CentrexX genutzt werden. Der Administrator muss die Funktion im Power Menü aktivieren und die zum Versenden genutzten E-Mail-Adressen hinterlegen.

4.2 Was ist E-Fax?

E-Fax ist ein Überbegriff für die Verwendung von E-Mails als Fax-Ersatz. Für gewöhnlich werden die dafür nötigen Dienste in Mail-to-Fax (oder Mail2Fax) und Fax-to-Mail (oder Fax2Mail) unterteilt.

Bei der Deutschen Telefon Standard kann "E-Fax" (mit den Funktionen Mail-to-Fax und Fax-to-Mail) als kostenpflichtiger Zusatzdienst für die SIP Tk-Anlage CentrexX je Nebenstelle gebucht werden. Beide Funktionen müssen durch einen Administrator im Power Menü aktiviert werden.

4.3 Was benötige ich zur Nutzung von Mail-to-Fax?

Sie benötigen nichts weiter als einen gültigen E-Mail-Account, von dem aus Sie E-Mails verschicken können. Die E-Mail-Adresse muss lediglich vorher durch einen Administrator im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt werden.

4.4 Wer kann Mail-to-Fax nutzen?

Jeder Mitarbeiter, dessen E-Mail-Adresse zuvor von einem Administrator im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt wurde.

6.1 Absenderadresse festlegen

Nutzen Sie zum Verschicken einer E-Mail als Fax Ihren normalen E-Mail-Dienst – ganz so, als ob Sie eine gewöhnliche E-Mail verschicken wollten. Ein Administrator muss Ihre Absenderadresse bereits im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX hinterlegt und den Dienst für Sie freigeschaltet haben. Nähere informationen entnehmen Sie bitte dem Artikel "Mail-to-Fax" in der Online-Hilfe unter "SIP Tk-Anlage CentrexX" - "Administrator".

6.2 Zieladresse aus Faxnummer generieren

Als Zieladresse tragen Sie eine Adresse ein, die sich wie folgt zusammensetzt:

<Fax-Rufnummer>@faxgw.dtst.de

Tragen Sie nationale Rufnummern normal mit Ortsvorwahl ein. Beachten Sie, dass die Nummer keine Amtsholungs-0, keine Leerzeichen oder sonstige Zeichen enthalten darf. Also z.B.: , nicht aber oder .

Sie können auch international Faxe verschicken. Tragen Sie hierfür die internationale Vorwahl ein und lassen bei der Ortsvorwahl wie üblich die 0 weg. Also z.B.: 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Deutsche Telefon Standard nicht garantieren kann, dass der Mail-to-Fax-Dienst für alle Zielländer funktioniert. Dies gilt insbesondere für Länder, in denen Internet- und Telekommunikation besonderen Einschränkungen von staatlicher Seite unterliegen.

6.3 Betreffzeile ausfüllen

Zum erfolgreichen Versenden einer E-Mail ist es immer empfehlenswert, die Betreffzeile auszufüllen, da E-Mails ohne Betreff von manchen Servern gar nicht angenommen werden.

Da Sendeberichte oder Fehlermeldungen, die Ihnen automatisch zugesandt werden, den Betreff der ursprünglich von Ihnen verschickten E-Mail in der Betreffzeile führen, ist es auch für Ihre Übersicht von Vorteil, eine saubere Betreffzeile zu verfassen. (Beispiel: Fax, Datum, Zielrufnummer, „Schadensmeldung Werkstatt Meier“).

Die Betreffzeile der E-Mail wird beim Empfänger nicht im Fax angezeigt. Wenn Ihr Fax eine Betreffzeile enthalten soll, müssen Sie diese im Text Ihres Faxes selbständig anlegen. Der Empfänger bekommt immer die im Power Menü unter „Fax Header Nummer“ und „Fax Header Text“ hinterlegten Daten als Header des Faxes angezeigt.

6.4 Fax schreiben

Sie können zum Verfassen des Faxes wie bei einer ganz normalen E-Mail das Textfeld Ihres E-Mailprogramms nutzen oder einen Anhang in den Formaten .pdf oder .tif erstellen. Im verschickten Fax wird der Inhalt des Textfeldes der von Ihnen verschickten E-Mail sowie der Inhalt sämtlicher PDF-Anhänge (bzw. .tif-Anhänge) angezeigt. Anhänge in anderen Formaten werden nicht unterstützt. In der Regel empfehlen wir die Nutzung eines PDFs. Das Format .tif eignet sich z.B. zum Verschicken von Bildern.

Hinweis: Die meisten Mailprogramme versenden standardmäßig im html-Format. Damit ein Anhang vom System korrekt erkannt und in ein Fax umgewandelt wird, müssen Sie Ihre E-Mail vorher auf „nur Text“ umstellen. Dies gilt auch, wenn Sie das Textfeld der E-Mail ganz frei lassen. Um eine E-Mail in reinem Text-Format zu erstellen, müssen Sie diese Option in Ihrem Mailprogramm unter Umständen erst aktivieren.

Auch wenn Sie Ihr Fax als Textmail im Textfeld Ihres E-Mail-Programms und ohne Anhang erstellen, ist es empfehlenswert auf „nur Text“ umzustellen. Als html-Datei verschickte Texte werden zwar beim Empfänger-Fax angezeigt, es kann aber zu Darstellungsproblemen kommen (z.B.: der html-code wird mit angezeigt und macht das Fax nur sehr schwer lesbar). Wenn Sie dennoch Ihr Fax als E-Mail im html-Format verschicken möchten (z.B. um bestimmte Vorlagen zu nutzen), testen Sie unbedingt vorher mit einem Test-Fax die saubere Darstellung. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Vorlage nicht alternativ als PDF erstellen als Anhang verschicken können.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass grafische Darstellungen von Faxen generell und von farbigen Vorlagen im besonderen, beim Empfänger nicht immer sauber dargestellt werden können. Bitte testen Sie Vorlagen, die verschiedene grafische Darstellungen enthalten, ob diese in zufriedenstellender Qualität übermittelt werden. Wir empfehlen nach Möglichkeit die Vorlage bereits in "schwarz-weiß" zu erstellen.

Es ist möglich, die beiden Methoden „Textmail als Fax“ und „Fax als Anhang“  zu kombinieren. In diesem Fall wird im Fax zunächst der Inhalt des Textfeldes der E-Mail und dann der des Anhangs der E-Mail dargestellt. Wir empfehlen jedoch, wenn Sie ein PDF nutzen, das komplette Fax als PDF zu erstellen und dann beim Verschicken das Textfeld der E-Mail vollständig frei zu lassen. Auf diese Weise erzielen Sie das sauberste Ergebnis.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass PDFs nur bis zu einer Größe von 3MB verarbeitet werden können. Die Gesamtgröße der Mail darf 5MB nicht überschreiten.

6.5 Sendebericht und Fehlermeldungen

Wenige Minuten nach dem erfolgreichen Versand der E-Mail erhalten Sie einen Sendebericht an die E-Mail-Adresse, von der aus Sie die E-Mail verschickt haben. Dieser Sendebericht entspricht dem Sendebericht, den Sie auch beim Verschicken von einem normalen Faxgerät erhalten hätten.

Beispiel:

Ihr Faxauftrag an 061316246899 wurde erfolgreich abgeschlossen.

---- Dokumente zum Versand übermittelt ----

Sollten Sie auch nach längerem Warten noch keinen Sendebericht erhalten haben, liegt dies in der Regel an Problemen beim Empfänger (z.B. besetzt oder Papierstau beim empfangenden Gerät etc.). Solange Sie aber keine Fehlermeldung erhalten haben, wird das Versenden des Faxes weiterhin durchgeführt. Checken Sie allerdings vorsichtshalber Ihren Spam-Ordner, ob der Sendebericht (oder eine Fehlermeldung) dort gelandet sind. Die Zustellung des Faxes wird automatisiert bis zu 12 mal versucht, erst danach erhalten Sie eine Nachricht, dass die Empfängernummer besetzt ist (Fax-Geräte: im Standard nur 3 Zustellversuche).

Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, können Sie dieser Hinweise auf die Fehlerquelle entnehmen und entsprechende Anpassungen vornehmen. Mitunter ist die eigentliche Fehlerbeschreibung zwischen den automatisierten Fehlermeldungen „versteckt“. Nähere Informationen finden Sie unter „9.Problemlösungen“.

7.1 Die von Ihnen verwendete Absendeadresse

Die Deutsche Telefon Standard legt bei Ihren Diensten stets auf die höchsten Sicherheitsstandards wert. Da beim Dienst Mail-to-Fax die Nutzung eines E-Mail-Services notwendig ist, auf deren Sicherheit die Deutsche Telefon Standard keinen Einfluss hat, wurde ein Reverse-Lookup Ihrer E-Mail-Adresse implementiert, der die Herkunft der E-Mail verifiziert.

Hinweis: Wie effektiv der Reverse-Lookup als Sicherheitsmaßnahme ist, hängt auch davon ab, wie sicher Ihre E-Mail-Adresse ist. Wir empfehlen deshalb die Nutzung eigener Domains (z.b. Firmenadresse) oder eines Mail-Hosters mit erhöhten Sicherheitsstandards.

7.2 Weiterführende Hinweise

Ausführlichere Informationen zum Thema Sicherheit entnehmen Sie bitte dem Online-Hilfe-Artikel „Mail-to-Fax“ in der Online-Hilfe unter "SIP Tk-Anlage CentrexX" - "Administrator".

8.1 Fehlermeldung nicht gefunden oder nicht verstanden?

Scheitert die Zusendung des Fax, erhalten Sie eine automatisierte E-Mail, die die Fehlermeldungen vom Server enthält. Die eigentlich entscheidende Fehlerbeschreibung von unserem Server ist deshalb mitunter etwas schwer zu finden. Sie befindet sich immer weit unten, da sich die Fehlermeldungen der Zwischenserver vor diese gesetzt haben, jedoch oberhalb der Informationen zur ursprünglich versendeten E-Mail.

Sollten Sie auch anhand dieser Beschreibung keine Fehlerbeschreibung finden, melden Sie sich gern bei unserem Technischen Service und stellen diesem die E-Mail mit der Fehlerbeschreibung zur Verfügung.

Wenn Sie die Fehlerbeschreibung gefunden haben, können Sie anhand dessen die Fehlerquelle beheben. Eine häufige Fehlerbeschreibung lautet z.B.:

Die E-Mail-Adresse ist fuer den Service Mail-to-Fax nicht freigeschaltet. Schalten Sie die E-Mail-Adresse im Webportal bitte zuerst frei.

Mit „Webportal“ ist in diesem Fall das Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX gemeint. Bitten Sie in diesem Fall Ihren Administrator die Konfiguration von Mail-to-Fax im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX zu überprüfen. Weitere Hinweise auf mögliche Fehlerquellen, die in der Konfiguration im Power Menü begründet sind, finden Sie im Online-Hilfe-Artikel „Mail-to-Fax“.

8.2 Ist die Zieladresse korrekt?

Bitte überprüfen Sie erneut die von Ihnen eingetragene Zieladresse. Wenn Sie beim letzten Versuch copy-paste verwendet haben, tragen Sie die Zielrufnummer noch einmal per Hand ein, um z.B. mitkopierte Leerzeichen zu vermeiden.

Hier zur Erinnerung noch mal die Zusammensetzung der Zieladresse:

• <Fax-Rufnummer>@faxgw.dtst.de

Beispiel:

Denken Sie daran, dass die Nummer keine Amtsholungs-0, keine Leerzeichen oder sonstige Zeichen wie etwa Bindestriche enthalten darf.

8.3 Probe-Fax an eigene Adresse kam nicht an?

Falls Sie, z.B. zu Testzwecken, ein Fax an sich selber schicken wollen, kann dies zu Problemen führen, wenn die Fax-Zielrufnummer von derselben SIP Tk-Anlage CentrexX stammt, in der auch die Funktion Mail-to-Fax aktiviert wurde. Sie können das Problem umgehen, indem Sie die eigene Fax-Rufnummer mit der internationalen Vorwahl eintragen. Beispiel:

anstatt von

8.4 Fax wird beim Empfänger mit html-code dargestellt?

Ihre eigentliche Nachricht ist zwischen lauter Code auf dem Fax kaum noch erkennbar? In diesem Fall haben Sie keine reine Textmail verschickt. Die meisten E-Mail-Programme verschicken standardmäßig im html-Format. Dieses kann aber bei der Darstellung als Fax zu Problemen führen.

Sie müssen in diesem Fall in Ihrem E-Mail-Programm auf reines Textformat umstellen. Wo diese Option im Einzelnen zu finden ist, unterscheidet sich von Programm zu Programm. In der Regel ist die Option aber direkt beim Verfassen der E-Mail zugänglich (z.B. als Button oder unter „Optionen“ etc.).

8.5 Fax über Multifunktions-Drucker gesendet, aber keinen Sendebericht erhalten?

Wenn Sie Ihr Multifunktionsgerät so einrichten, dass es über die im Power Menü für Mail-to-Fax hinterlegte Absenderadresse Faxe verschicken kann, werden Sendeberichte/Fehlermeldungen dennoch weiterhin an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Ihr Multifunktionsgerät wird diese Antworten nicht verarbeiten können. Stellen Sie also sicher, dass die Antwortmails nach wie vor über einen normalen E-Mail-Account abgerufen und verwaltet werden.