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Customer Success Story | 12/2021

Gemeinde Lehre

Arbeitserleichterung und Kostenersparnis
via Internettelefonie

Die Gemeinde Lehre integriert alle Stand­orte in eine Cloud-Telefonie­lösung und spart rund 20 % ihrer Telefon­kosten – natürlich kom­plett DSVGO-konform.

Die Aufgabe

Im Rahmen einer Telefon­kosten-Analyse durch den lokalen Dienst­leister der Gemeinde­ver­waltung Lehre, die STKom mbH, wurde er­heb­liches Ein­spar­potenzial fest­gestellt. Die lo­gische Kon­sequenz lautete, die Telefonie der Be­hörde auf die nächste Stufe zu heben: Ver­schiedene Stand­orte mit indi­vidu­ellen An­for­derungen sollten in eine zu­kunfts­sichere Cloud-Telefonie­lösung inte­griert und mit­einander ver­netzt werden. Dabei spielte die Kosten­ersparnis durch sehr günstige neue Tarife eben­falls eine wesent­liche Rolle. Zusätzliche Effekte sollten eine bessere Erreich­barkeit und mit dem Ein­satz personalisierter Fax-Nummern auch eine Investi­tion in den Daten­schutz sein.

Die Herausforderung

Die Standorte der Gemeinde Lehre waren in Sachen Tele­fonie kom­plett unter­schied­lich aus­ge­stattet. Teil­weise war vor Ort eine feste oder mo­bile Telefon­an­bindung vor­handen, doch nicht alle Stand­orte waren ans Inter­net ange­bunden. Außer­dem wurden unter­schied­liche Telefon­an­lagen mit Ver­trägen in ver­schiedenen Lauf­zeiten und Tarifen ein­gesetzt.

Im ersten Schritt führte die beauf­tragte Firma STKom detail­reiche betrieb­swirt­schaft­liche Ana­lysen für alle Stand­orte durch. Diese er­gaben, dass sich die Auf­gaben­stellung mit einem Gesamt­konzept für Cloud-Telefonie ideal und schnell an die An­forderungen an­passen und an den ver­schiedenen Stand­orten umsetzen ließe.

Die Lösung

Mit der Cloud Telefon­anlage CentrexX installierte STKom eine Lösung, die alle Stand­orte über eine Telefon­anlage ver­sorgt. Das Be­deutet: über eine gemein­same Kopf­nummer und ver­schiedene Durch­wahlen sind nun alle einzelnen Stand­orte und Abteilun­gen zu erreichen. Das Team der STKom erstellte, gemein­sam mit der Ge­mein­de­ver­waltung Lehre, ein Ruf­nummern­konzept, in dem alle benötigten Neben­stellen fest­gelegt wurden.

Das Rat­haus bekam neue ein­heit­liche Tisch­telefone, einen Fax-Wandler inklu­sive Fax-to-Mail/Mail-to-Fax-Funktion und eine CTI-Software. In vielen Kinder­tages­stätten wurde eine Multi­zell-Mobil­telefonie ein­geführt. Ein Stand­ort war zunächst nicht mit Internet versorgbar. Hier richtete STKom eine WLAN-Funk­ver­bindung aus der nahen Grund­schule ein. So konnte auch dieser Stand­ort schnell in die digi­tale Kom­munikationsein­heit integriert werden.

Die Gemeinde Lehre profitiert von dieser zukunfts­sicheren Lösung auf ver­schiedene Arten: Die Ein­richtung einer Cloud­anlage mit DSL-Anschlüssen an allen Stand­orten spart bis zu 10.000 Euro im Jahr. Allein die Ab­lösung der alten Telefon­anlage im Rathaus bedeutete eine jährliche Miet­kosten-Ein­sparung von über 5.500 Euro bei gleich­zeitiger Ver­besserung der Erreich­bar­keit. Statt acht gleich­zeitiger Ge­spräche gibt es jetzt keine Ein­schrän­kun­gen mehr.

Weitere Ein­sparungen ent­standen an allen Stand­orten durch die Um­stellung auf günstige monatliche Telefon­tarife. Außerdem ist nun das Tele­fonieren zwischen den Stand­orten einfach und zudem kosten­frei ge­worden. Denn stand­ort­über­greifend wird dieselbe Telefon­anlage ge­nutzt, sodass alle Mitarbeiter*innen sich gegen­seitig per Durch­wahl erreichen und Ge­spräche um- und weiter­leiten können. Auch der Wechsel ins Home­office und die Mit­nahme der Ruf­nummer wird nun per Tasten­druck auf dem Telefon erledigt. In die Cloud-Lösung integriert wurde außerdem noch der Tür­einlass mithilfe ins System eingebundener Tür­sprechstellen.

Insgesamt ist hier eine DSGVO-konforme, rundum sichere Kom­munikations­lösung entstanden, die den Beschäftigten die täg­liche Arbeit erheblich erleichtert! Kein Wunder also, dass die STKom mbH von der Gemeinde bereits an andere Ver­waltungen weiter­empfohlen wurde.

»Wir freuen uns sehr, wenn wir unseren Kundinnen und Kunden durch eine Aktuali­sierung der ITK-Land­schaft solch wert­volle Ergeb­nisse liefern können. Be­son­ders bei behörd­lichen Ein­rich­tun­gen sehen wir noch viel Beratungs- und Ver­bes­serungs­bedarf.«

Wolfgang Dittmann, Geschäftsführer, STKom mbH

Über die Gemeinde Lehre

Lehre ist eine Einheitsgemeinde in der Region Braunschweig/Wolfsburg in Süd-Ost Niedersachsen mit mehr als 12.000 Einwohner*innen.

Die Eckdaten

  • Postleitzahl: 38165
  • Ca. 250 Mitarbeiter*innen sind in der Gemeinde angestellt
  • Rund 20 gemeindliche Ein­rich­tun­gen wie Kindergärten, Grund­schulen, Feuer­wehren und ein Bau­hof sind über 8 Orts­teile verteilt
  • Im Rat­haus arbeiten rund 40 Be­schäf­tigte in der Ver­wal­tung
  • Website: www.lehre.de

Über STKom mbH

Die STKom mbH aus der niedersächsischen Ge­meinde Lehre ist spe­zia­li­siert auf Tel­efonie-Lösungen, Sprach- und Daten­leitungen, die Ver­waltung von Netz­werken und auf web­basierte Daten­bank­lösungen. Für die Be­schäftigten hat die Orien­tierung an der Kund­schaft die oberste Prio­rität: Partner­schaft­lich suchen sie alle ge­mein­sam nach den Lösungen, die per­fekt zu den indi­viduellen Heraus­forderungen passen.

Das Team der STKom ist sehr er­fahren und umfang­reich geschult – und hat schon mehr­fach be­wiesen, dass es effiziente und kosten­günstige Er­geb­nisse liefert. Dieser Er­folg basiert auf einer Mischung aus Er­fahrung und Krea­tivität und ist gleich­zeitig der Ga­rant für Zu­frieden­heit auf allen Seiten.

Die STKom mbH ist seit über 10 Jahren Partner der Deutsche Telefon Standard GmbH. Weitere Infor­mationen: www.stkom.de

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