Die Gemeinde Lehre integriert alle Standorte in eine Cloud-Telefonielösung und spart rund 20 % ihrer Telefonkosten – natürlich komplett DSVGO-konform.
Die Aufgabe
Im Rahmen einer Telefonkosten-Analyse durch den lokalen Dienstleister der Gemeindeverwaltung Lehre, die STKom mbH, wurde erhebliches Einsparpotenzial festgestellt. Die logische Konsequenz lautete, die Telefonie der Behörde auf die nächste Stufe zu heben: Verschiedene Standorte mit individuellen Anforderungen sollten in eine zukunftssichere Cloud-Telefonielösung integriert und miteinander vernetzt werden. Dabei spielte die Kostenersparnis durch sehr günstige neue Tarife ebenfalls eine wesentliche Rolle. Zusätzliche Effekte sollten eine bessere Erreichbarkeit und mit dem Einsatz personalisierter Fax-Nummern auch eine Investition in den Datenschutz sein.
Die Herausforderung
Die Standorte der Gemeinde Lehre waren in Sachen Telefonie komplett unterschiedlich ausgestattet. Teilweise war vor Ort eine feste oder mobile Telefonanbindung vorhanden, doch nicht alle Standorte waren ans Internet angebunden. Außerdem wurden unterschiedliche Telefonanlagen mit Verträgen in verschiedenen Laufzeiten und Tarifen eingesetzt.
Im ersten Schritt führte die beauftragte Firma STKom detailreiche betriebswirtschaftliche Analysen für alle Standorte durch. Diese ergaben, dass sich die Aufgabenstellung mit einem Gesamtkonzept für Cloud-Telefonie ideal und schnell an die Anforderungen anpassen und an den verschiedenen Standorten umsetzen ließe.
Die Lösung
Mit der Cloud Telefonanlage CentrexX installierte STKom eine Lösung, die alle Standorte über eine Telefonanlage versorgt. Das Bedeutet: über eine gemeinsame Kopfnummer und verschiedene Durchwahlen sind nun alle einzelnen Standorte und Abteilungen zu erreichen. Das Team der STKom erstellte, gemeinsam mit der Gemeindeverwaltung Lehre, ein Rufnummernkonzept, in dem alle benötigten Nebenstellen festgelegt wurden.
Das Rathaus bekam neue einheitliche Tischtelefone, einen Fax-Wandler inklusive Fax-to-Mail/Mail-to-Fax-Funktion und eine CTI-Software. In vielen Kindertagesstätten wurde eine Multizell-Mobiltelefonie eingeführt. Ein Standort war zunächst nicht mit Internet versorgbar. Hier richtete STKom eine WLAN-Funkverbindung aus der nahen Grundschule ein. So konnte auch dieser Standort schnell in die digitale Kommunikationseinheit integriert werden.
Die Gemeinde Lehre profitiert von dieser zukunftssicheren Lösung auf verschiedene Arten: Die Einrichtung einer Cloudanlage mit DSL-Anschlüssen an allen Standorten spart bis zu 10.000 Euro im Jahr. Allein die Ablösung der alten Telefonanlage im Rathaus bedeutete eine jährliche Mietkosten-Einsparung von über 5.500 Euro bei gleichzeitiger Verbesserung der Erreichbarkeit. Statt acht gleichzeitiger Gespräche gibt es jetzt keine Einschränkungen mehr.
Weitere Einsparungen entstanden an allen Standorten durch die Umstellung auf günstige monatliche Telefontarife. Außerdem ist nun das Telefonieren zwischen den Standorten einfach und zudem kostenfrei geworden. Denn standortübergreifend wird dieselbe Telefonanlage genutzt, sodass alle Mitarbeiter*innen sich gegenseitig per Durchwahl erreichen und Gespräche um- und weiterleiten können. Auch der Wechsel ins Homeoffice und die Mitnahme der Rufnummer wird nun per Tastendruck auf dem Telefon erledigt. In die Cloud-Lösung integriert wurde außerdem noch der Türeinlass mithilfe ins System eingebundener Türsprechstellen.
Insgesamt ist hier eine DSGVO-konforme, rundum sichere Kommunikationslösung entstanden, die den Beschäftigten die tägliche Arbeit erheblich erleichtert! Kein Wunder also, dass die STKom mbH von der Gemeinde bereits an andere Verwaltungen weiterempfohlen wurde.
