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Customer Success Story | 11/2022

Gemeinschafts­praxis Dr. med. M. Busch & W. Reeh

Drei Praxen, eine virtuelle, mit­wachsende Tele­fon­an­lage

Mit der TK-Anlage CentrexX wurde eine pfiffige Tele­fonie-Lösung für drei Praxis­stand­orte geschaffen.

Die Aufgabe

Schon seit 2005 begleitet Alexander Mayer (damals MKI, heute ITK³ GmbH) die Ge­meinschafts­praxis Dr. med. Madeleine Busch & Wolfgang Reeh mit den heutigen drei Stand­orten in Oppen­heim, Nier­stein und Nacken­heim. Er installierte die erste TK-Anlage in Oppenheim, stellte 2016 die Praxen in Oppen­heim und Nier­stein auf den SIP Trunk der Deutschen Telefon Standard um und war ab 2018 auch für die virtuelle Tele­fon­an­lage am neuen Stand­ort Nacke­nheim zu­ständig.

2019 war das Telefon­auf­kommen in den drei Stand­orten so ge­wachsen, dass Herr Mayer dort die Tk-Anlage CentrexX der Deutschen Telefon Standard vorstellte. Bis Ende des Jahres wurden dann alle drei Praxen auf diese cloud­basierte Telefon­an­lage um­gestellt und um Yealink-Telefone sowie Gigaset MultiCell DECT-Systeme ergänzt.

Ab diesem Zeit­punkt wurde auch das Customizing für ver­schiedende Warte­schleifen inklusive Aus­wahl­menü, Rezept­be­stellung und Notfall­gruppen genutzt.

Die Herausforderung

Ende des Jahres 2020 war das Telefon­auf­kommen pandemie­be­dingt so stark ge­stiegen, dass eine neue Lösung ge­funden werden musste: Es galt,

  • die Erreichbarkeit aller Praxen zu verbessern,
  • die Kommunikation zwischen den drei Stand­orten kostengünstiger zu gestalten,
  • alle Homeoffices anzubinden und
  • den Status der Telefone an anderen Stand­orten sichtbar zu machen.

Außerdem standen bei diesem Upgrade Themen wie Ausfall­sicherheit und Skalier­bar­keit im Fokus.

Die Lösung

Nach intensiver Analyse der Praxis­bedürfnisse durch die Alzeyer Experten von der ITK³ GmbH wurde die CentrexX um eine Künstliche Intelligenz (KI) er­gänzt – dem digitalen Telefon­assistenten der Berliner AARON GmbH. Dafür wurde die KI als CentrexX-Neben­stelle im Rechen­zentrum von AARON ein­ge­bunden und ist nun als interne Neben­stelle zu erreichen.

Nach einem kurzen Test­lauf wurden alle drei Stand­orte auf das neu entstandene Call­center in der Oppen­heimer Praxis geschaltet. Der digitale Telefon­assistent ist nun über ein Sprach­menü direkt per DTMF-Tastatur zu erreichen. Und auch der Über­lauf endet bei der KI.

Ende 2021 installierte das Team von ITK³ zusätzlich noch an drei Call­center- Arbeits­plätzen das Soft­phone „PhoneSuite Pro“ mit Hotkey-Wahl. So können die Rück­ruf­wünsche der Patient:innen noch effektiver ab­gear­beitet werden. Denn diese Lösung spart pro Rück­ruf etwa 30 Sekunden Zeit, schließ­lich müssen die Nummern nicht mehr aufwendig per Hand eingegeben werden – ver­wählen aus­ge­schlossen, Protokol­lierung der ge­tätigten Anrufe inklusive.

Mit dieser Um­setzung entfiel die Hard­ware-TK-Anlage vor Ort, es war kein VPN für die Ver­bindung der Hard­ware­anlage mehr nötig, und die virtuelle Telefon­anlage kann schnell und einfach um zu­sätzlich Neben­stellen er­weitert werden.

»Die ITK3 wurde uns empfohlen. Nun arbeiten wir schon seit 2005 er­folg­reich zu­sammen! Mit der aktuel­len Lösung können wir unsere Tele­fonie um­fassend und kom­for­tabel managen. Und dank der Skalier­bar­keit der ge­wählten Lösung wächst die TK-Anlage auch in Zu­kunft ohne große Auf­wände mit uns.«

Dr. med. Madeleine Busch

»Es ist toll, dass wir dieses Praxis­team nun schon so viele Jahre be­gleiten dürfen – und sie beim Wachs­tum mit den Lösungen der Deutschen Telefon Standard und unseren in­no­vativen Ideen unter­stützen können!«

Alexander Mayer, ITK³ GmbH

Über die internistische
Gemeinschaftspraxis
Dr. med. Madeleine Busch
& Wolfgang Reeh

Die Facharztpraxis für Innere Medizin, Kardiologie & Diabetologie hat drei Stand­orte in Nier­stein, Oppen­heim und Nacken­heim. Alle drei Praxen sind heute über ein Call­center in Oppen­heim erreich­bar, das neben der Tele­kom­munikations­anlage CentrexX der Deutsche Telefon Standard auch noch einen digitalen Tele­fon­assistenten nutzt.

Die Eckdaten

  • 60 Mitarbeitende
  • 12 Ärzte
  • 3 Standorte
  • Anbindung von Homeoffice Arbeitsplätzen
  • Fachgebiet: Innere Medizin, Kardiologie & Diabetologie

Über die ITK³ GmbH

Die ITK³ GmbH entstand 2018 aus zwei Unter­nehmen: der Bauer-IT von Uli
Bauer und dem griebe it.services von Matthias Griebe. Zwei Jahre später kam dann noch die MKI von Alexander Mayer dazu. Dank dieser Fusion kann die um­fassend ver­netzte ITK³ GmbH nun fast alle Sparten der ITK-Branche ab­decken und kleine sowie mittel­ständische Unter­nehmen um­fassend betreuen.

Website: https://www.itk3.de